Ratkaisuja

Työrytmi tämän päivän toimistoissa on erittäin kiihkeää ja useimmilla työntekijöillä ei ole aikaa säännölliseen arkistointiin. Niin vaikeaa kuin se onkin, suosittelemme arkistoimaan välittömästi. Toisin sanoen heti, kun paperit kasautuvat pöydälle ja ovat valmiina kansioon laitettavaksi.

On monta syytä miksi tämä strategia toimii. Esittelemme tässä 5:

1) Ehkäisee paperien katoamisen. Mitä kauemmin paperit ovat pöydällä, hyllyllä tai missä tahansa muualla kuin kansiossa, sitä suurempi todennäköisyys on niiden katoamisella, peittymiselle, piiloutumiselle tai muuten vain häviämiselle. Lisäksi, jos annat paperien kasautua vuoreksi, on kansioon laitettava määrä suurempi ja katoaminen voi tapahtua helpommin.

2) Pitää luottamukselliset asiakirjat turvassa. Monet asiakirjat sisältävät tietoja, jotka eivät ole tarkoitettu kaikkien luettavaksi, kuten taloustiedot, henkilötiedot ja asiakkaan luottamukselliset tiedot. Jos niitä ei ole arkistoitu pikaisesti, mahdollisuus tietojen joutumisesta vääriin käsiin on erittäin suuri.

3) Lisää tuotteliaisuutta. Jos kaikki on arkistoitu niille kuuluviin kansioihin, kollegasi löytää paperit , eikä sinun tarvitse tuhlata aikaasi niiden etsimiseen. Tämä tekee osastosi, ehkäpä koko yrityksesi, tehokkaammaksi ja tuottavammaksi. Ja ennen kaikkea se tekee työsi helpommaksi.

4) Vähentää sekaannuksia. Mikäli paperit ovat pitkin pöytää, on olemassa vaara, että ne sekoittuvat muihin papereihin. On paljon helpompaa, pidemmällä aikavälillä, jos paperit ovat arkistoitu ja etiketöity oikein.

5) Tekee siistin työpöydän. Sen sijaan, että pöydällesi kasaantuu papereita eikä siinä ole tilaa työskennellä, arkistoi ne välittömästi. Siisti ja tyhjä työpöytä antaa paljon miellyttävämmän aloituksen työpäivällesi.