Ratkaisuja

Tutkimus toimistoissa on osoittanut, että värikoodatut kansiot vähentävät paperien etsimistä vähintään 33% !!

Kolme tapaa, joissa väri auttaa tekemään arkistoinnin tehokkaammaksi.

1. Arkistoi jokainen aihe eri värillä
Yleisin etu värien käytölle arkistoinnissa on mahdollisuus lajitella tietoa ja tunnistaa se heti. Esimerkiksi, jos valitset eri värin jokaiselle asiakkaan tiedolle, kuten tilaukset, toimitukset ja laskut, tämän jälkeen on pienempi mahdollisuus sekoittaa nämä asiat keskenään.

2. Ajattele ajanjaksoina
Mikäli käytät riippukansiojärjestelmää, kuten Esselten järjestelmä, silloin paras tapa värikoodaukselle on luoda väriajanjakso jokaiselle laatikostolle. Esimerkiksi, mikäli arkistoit aakkosjärjestykseen kaikki A:lla alkavat voitaisiin arkistoida siniseen kansioon, B keltaiseen kansioon jne. Ryhmittelemällä kaikki samanväriset kansiot samaan laatikostoon, se nopeuttaa ja helpottaa oikeiden asioiden tunnistamista oikeasta paikasta niin visuaalisesti kuin manuaalisestikin.

3. Tuplaa värikoodaus mahdollisuutesi ja lisää arkistoinnin tehokkuutta.
Esselten värikansiot käyttävät vaaleampaa sävyä kansion sisäpinnalla. Sinun tarvitsee vain kääntää kansion sisäpinta ulkopuolelle ja tuplaat värikoodauksen mahdollisuudet.